Euran Vuokrakodit - Tietosuojaseloste

Päivitetty: 14.5.2024

Tämä tietosuojaseloste koskee Euran Vuokrakodit Oy:n asukasrekisterin ylläpitoa sekä Euran Vuokrakodit Oy:n tekemää asukkaille ja tärkeille sidosryhmille suunnattua viestintää. Tietoja tallennetaan Tampuuri-kiinteistöhallintajärjestelmään sekä Emaileri-uutiskirjepalveluun.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää ajoittain ilman ennakkoilmoitusta. Kaikki muutokset tulevat voimaan välittömästi. Käyttäjällä on oikeus hylätä päivitetty tietosuojaseloste poistumalla viestinnän yhteystietolistalta. Asukasrekisteristä ei voi poistua sinä aikana, kun henkilö asuu Euran Vuokrakotien asunnossa. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät euranvuokrakodit.fi -sivustolta.

1. Rekisterinpitäjä

Euran Vuokrakodit Oy
Satakunnankatu 12
27510 EURA
Y-tunnus 0726310-2

Yhteyshenkilö: 
Pirjo Tervo
euranvuokrakodit@eura.fi
028 398 0001

2. Rekisterin nimi

Euran Vuokrakotien henkilötietorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tietojen keruun perusteena on ensisijaisesti rekisteröidyn suostumus. Euran Vuokrakotien asukkaiden osalta Euran Vuokrakodit Oy:llä on myös velvollisuus kerätä ja tallentaa asumiseen liittyviä tietoja, esim. asukasrekisteri.

Käyttäjien henkilötietojen käsittelyssä Euran Vuokrakodit Oy noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), kansallista lainsäädäntöä sekä hyviä tietojenkäsittelykäytäntöjä. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietojen käsittelyn minimoinnin periaatetta, jonka mukaan tietoja käytetään vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä ja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Uutiskirjeiden lähettäminen sähköpostitse, teemoina joko yleiset asumisen asiat tai taloyhtiökohtaiset kriisiviestit
  • Tekstiviestien lähettäminen nopeaa reagointia vaativissa asioissa kuten taloyhtiökohtaiset kriisiviestit

5. Rekisterin tietosisältö

Seuraavat tiedot tallennetaan rekisteriin kuuluvista henkilöistä kiinteistönhallintajärjestelmä Tampuuriin. 

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Osoitetiedot
  • Asunnon hallinta
  • Avainten hallinta
  • Autopaikan hallinta
  • Reskontratiedot
  • Laskutus- ja perintätiedot
  • Asumisen dokumentit


Seuraavat tiedot tallennetaan rekisteriin kuuluvista henkilöistä uutiskirjepalvelu Emaileriin. 

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Osoitetiedot
  • Taloyhtiön nimi
  • Rooli (esim. asukas tai kiinteistöhuollon kumppani)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Euran Vuokrakodit Oy:n asukkaat antavat nimi- ja yhteystietonsa asunnon hakemisen yhteydessä tai myöhemmin eri kanavien (sähköposti, puhelin, henkilökohtainen käynti, verkkolomake) kautta. 

Lisäksi tietoja kertyy asumisen ajalta (hallintatiedot, dokumentit). Perintätietojen lähteenä toimii perintätoimisto Intrum.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötiedot pysyvät Euran Vuokrakodit Oy: n ja sopimuksin vahvistettujen partneriorganisaatioiden (esim. viestinnän yhteistyökumppanit) välillä, eikä niitä ei luovuteta kolmansille osapuolille. 

Tietoja voidaan käyttää käyttäjien toimintojen analysointiin ja raportointiin sellaisessa muodossa, jonka perusteella yksittäisiä käyttäjiä ei voida tunnistaa. 

8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asukasrekisteriä ylläpidetään suomalaisessa Tampuuri-kiinteistönhallintajärjestelmässä (Visma), joka vastaa tietojen suojaamisesta.

Viestinnän rekisteriä ylläpidetään suomalaisessa Emaileri-uutiskirjepalvelussa, joka vastaa tietojen suojaamisesta.

Rekisterien tiedot säilytetään käyttöoikeusrajatuissa tietojärjestelmissä, joiden käyttöoikeudet perustuvat käyttäjätunnuksiin/salasanoihin. Käyttäjätunnukset annetaan vain henkilöille, joilla on työtehtävien mukaisesti tarpeellista päästä käsiksi järjestelmään.

10. Tarkastusoikeus ja korjausten pyytäminen

Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. 

Henkilöllä on oikeus pyytää tietojen tarkastamista, korjaamista ja poistoa (poistamiseen liittyvä ohjeistus kohdassa 11). Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Henkilöllä on oikeus pyytää tietojen tarkastamista, korjaamista ja poistoa (poistamiseen liittyvä ohjeistus kohdassa 1). Jos haluat tarkastaa tietosi, ota yhteyttä rekisterin pitäjään. Euran Vuokrakodit Oy:n velvollisuus on tarkistaa henkilöllisyys ennen tietojen luovuttamista. Pyyntö on tehtävä joko omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti toimistolla asioiden.

11. Henkilökohtaisten tietojen säilytysaika ja tietojen poistaminen

Henkilön tietoja säilytetään niin kauan kuin hän on asukkaana Euran Vuokrakodit Oy:n asunnossa tai hän toimii Euran Vuokrakodit Oy:n sidosryhmän jäsenenä.

Tampuurissa säilytämme henkilötietoja kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti vähintään 5 vuotta myös sen jälkeen, kun asukas on muuttanut pois. 

Kun henkilöllä ei ole enää edellä mainittuja sidoksia Euran Vuokrakodit Oy:n kanssa, henkilötietoja säilytetään Emaileri-uutiskirjepalvelussa korkeintaan 6 kk:n ajan.

Henkilö voi itse estää uutiskirjeiden tai tekstiviestien vastaanottamisen viestien yhteydessä olevien ‘Peruuta tilaus’ tai ‘Peruuta sms’ -linkkien kautta. Tämä ei kuitenkaan vielä poista tietoja Emaileri-palvelusta.

Henkilö voi pyytää kaikkien henkilötietojensa poistamista Emaileri-palvelusta ottamalla yhteyttä tämän rekisterin ylläpitäjään. Euran Vuokrakodit Oy:n velvollisuus on tarkistaa henkilöllisyys ennen tietojen luovuttamista. Pyyntö on tehtävä joko omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti toimistolla asioiden.